Incassokosten en de 14-dagenbrief: de regels
Incassokosten mag u alleen onder voorwaarden rekenen. Bij consumenten is een 14-dagenbrief verplicht. Lees de staffel en de eisen.
Als een factuur onbetaald blijft, mag u onder voorwaarden incassokosten in rekening brengen: een vergoeding voor de moeite en kosten van het innen. De hoogte daarvan is wettelijk vastgelegd, en bij consumenten geldt een belangrijke extra eis — de 14-dagenbrief.
De wettelijke staffel
Incassokosten worden berekend over het openstaande bedrag volgens een vaste staffel:
- 15% over de eerste € 2.500;
- 10% over de volgende € 2.500;
- 5% over de volgende € 5.000;
- 1% over de volgende € 190.000;
- 0,5% over het meerdere.
Er geldt altijd een minimum van € 40 en een wettelijk maximum. Ook bij een kleine vordering kunt u dus ten minste € 40 aan incassokosten rekenen.
De 14-dagenbrief bij consumenten
Is uw debiteur een consument, dan mag u incassokosten pas rekenen nádat u een 14-dagenbrief (ook wel WIK-brief) heeft gestuurd. Daarin:
- geeft u de consument een laatste termijn van minimaal veertien dagen om te betalen, gerekend vanaf de dag na ontvangst van de brief;
- vermeldt u welk bedrag aan incassokosten volgt als betaling uitblijft.
Voldoet de brief niet aan deze eisen — bijvoorbeeld een te korte termijn of een onjuist genoemd bedrag — dan kunnen de incassokosten van tafel gaan. Nauwkeurigheid is hier dus belangrijk.
Reken de veertien dagen ruim. De termijn begint pas te lopen op de dag nadat de brief is ontvangen, niet op de verzenddatum. Daarom is het van belang dat u de ontvangst kunt aantonen.
Geldt dit ook tussen bedrijven?
Tussen bedrijven (B2B) is de 14-dagenbrief niet verplicht en kunnen partijen vaak zelf afspraken maken over incassokosten in de algemene voorwaarden. De wettelijke staffel geldt als basis wanneer niets is afgesproken.
Zorg voor bewijs van ontvangst
Omdat de termijn afhangt van het moment van ontvangst, is aantoonbare verzending cruciaal. Een aangetekende 14-dagenbrief of een verzending met bewijs van ontvangst voorkomt dat de consument later kan stellen de brief nooit te hebben gekregen — en houdt uw aanspraak op incassokosten overeind.
Zelf actie ondernemen?
Stuur in een paar minuten een juridisch correcte brief. Wij begeleiden u stap voor stap door het hele proces.