Onbetaalde factuur: wat kunt u doen?
Een klant die niet betaalt? Met de juiste stappen — van herinnering tot aanmaning — krijgt u betaald en bouwt u een sterk dossier op.
Een klant of relatie die uw factuur niet betaalt, is vervelend — maar u staat juridisch sterk als u de juiste stappen in de juiste volgorde zet. Van een vriendelijke herinnering tot een formele aanmaning: elke stap bouwt uw dossier op en brengt betaling dichterbij.
Stap 1 — betalingsherinnering
Begin met een nette herinnering zodra de betaaltermijn is verstreken. Soms is een factuur simpelweg over het hoofd gezien. Vermeld het factuurnummer, het bedrag en een nieuwe korte termijn om te betalen.
Stap 2 — aanmaning (ingebrekestelling)
Blijft betaling uit, stuur dan een formele aanmaning. Dit is in feite een ingebrekestelling: u geeft een laatste redelijke termijn en kondigt aan welke gevolgen u verbindt aan uitblijvende betaling — zoals incassokosten en wettelijke rente.
Is uw debiteur een consument? Dan bent u verplicht eerst een zogenoemde 14-dagenbrief te sturen voordat u incassokosten in rekening mag brengen (zie ons aparte artikel over incassokosten). Die brief moet de consument minimaal veertien dagen geven, gerekend vanaf de dag na ontvangst.
Stap 3 — rente en kosten
Betaalt de ander te laat, dan mag u in de regel wettelijke rente en incassokosten in rekening brengen. De hoogte van de incassokosten is wettelijk bepaald via een staffel met een minimum van € 40. Zo wordt het oplopende verzuim ook financieel zichtbaar voor uw debiteur.
Stap 4 — verdere stappen
Helpt de aanmaning niet, dan kunt u de vordering uit handen geven of een incasso- of gerechtelijke procedure starten. Een goed opgebouwd dossier — facturen, herinneringen en een aantoonbaar verzonden aanmaning — is dan onmisbaar.
Bewaar van elke stap een kopie en zorg dat u kunt aantonen wanneer de aanmaning is ontvangen. Een aangetekende verzending met bewijs van ontvangst voorkomt discussie over de vraag óf en wanneer de brief is aangekomen.
Houd het zakelijk en aantoonbaar
Een duidelijke, formele aanmaning werkt vaak beter dan herhaalde telefoontjes: het laat zien dat u de zaak serieus neemt en legt tegelijk het verzuim vast. Daarmee staat u sterk als verdere stappen nodig blijken.
Zelf actie ondernemen?
Stuur in een paar minuten een juridisch correcte brief. Wij begeleiden u stap voor stap door het hele proces.